Egal ob in Krisenzeiten geprägt durch das Coronavirus oder als fortschrittliche Variante der digitalen Branchen – von zu Hause aus arbeiten zählt zu einem modernen Bild einer IT-Landschaft dazu und sollte in keiner Firma fehlen. Wer den Einstieg verpasst, kann ziemliche Schwierigkeiten bekommen, wie man aktuell sehen kann. Wer noch Tipps zum reibungslosen Ablauf benötigt, kann sich in diesem Artikel Inspiration holen.
Kommunikation ist alles
Man sitzt im Büro daheim, abgeschottet von der gewohnten Bürowelt. Der Kollege, mit dem man in der Früh einen Erfahrungsaustausch abhält, ist nicht da. Selbst via Chat ist er/sie nur wortkarg.
Kommunikation besteht aus vielen Komponenten, wie man an diesem Beispiel sieht. Es kommen Mimik und Gestik viel zu kurz. Deshalb liegt es in der Verantwortung jeder/jedes Einzelnen 2 Gänge hochzuschalten und mehr zu kommunizieren, als gewohnt. Besonderes Augenmerk muss man auf Chats legen. Denn dort entstehen schnell Missverständnisse oder es geht viel Zeit verloren beim Formulieren einer perfekten Antwort.
Tipp: Wenn ein Chat länger als 4 Sätze am Stück dauert und das Thema nicht gelöst zu werden scheint, greift man zum Telefon oder Slack Call i, das direkte Gespräch suchen.
Kommunikationswege definieren
Wie im Unternehmen kommuniziert wird, ist individuell geregelt. In einem Unternehmen muss klar sein, wie miteinander kommuniziert wird. Folgende Fragen helfen bei der Konkretisierung relevanter Themen:
- Welchen Chat nutzt man als asynchrones Kommunikationsmittel?
- Gibt es die Notwendigkeit von Filesharing? Werden große Dateien geteilt?
- Telefonieren – der effiziente Weg für Absprachen. Gibt es Telefone oder kann das auch ein bestehendes Tool abdecken?
- Welche Punkte müssen beim Datenschutz beachtet werden?
- Wie hält man Meetings mit mehr als 2 Personen ab?
- Wie praktiziert man Screensharing?
- Was darf Kommunikation kosten?
MitarbeiterInnen müssen geeignet sein
Oft höre ich Aussagen wie “Nur zu Hause sitzen, das ist nichts für mich.” oder “Da bin ich total schnell abgelenkt und mache Wäsche oder räume auf”. Diese Aussagen deuten auf geringe Disziplin hin, die ein Individuum vorweist. Was dabei nicht beachtet wird, sind zum Beispiel Pausenzeiten, in denen man Bildschirmpausen macht. In Österreich stehen alle 50 Minuten 10 Minuten Pause zu. Diese kann man für kleine Tätigkeiten nutzen, was sogar einen positiven Nebeneffekt hat. Genau so wie die Pausen im Büro. Mit frischen Gedanken findet man oft schneller Lösungen, als man glaubt.
Dennoch bleibt die Regel: Er/Sie hat die geistige Reife, das Know-how und den Disziplin um selbständig zu arbeiten und alle Informationen, Tasks eines gesamten Tages abzuarbeiten. Bei gravierenden Verstößen gegen die Regel kann jederzeit das Privileg auf Homeoffice pausiert werden.
Systeme müssen erreichbar und zugänglich sein
Vor dem ersten Antritt im Mobile Office muss das VPN (Virtual Private Network) am Arbeitsrechner eingerichtet und erfolgreich getestet sein. Der Zugang zum Datenspeichern, Passwort-Safes & Chats muss gegeben sein.
Arbeitszeiten & Erreichbarkeit
Es werden konkrete Zeiten definiert, wann der Mitarbeiter erreichbar ist (Start, Mittagspause, Ende). Am Beispiel: Spätester Anfang ist 9:30 Uhr, frühester Feierabend ist 15:30 Uhr. Nach der Arbeitszeit gilt keine Rufbereitschaft.
Während der Arbeitszeiten sind die firmeninternen Kommunikationskanäle aufgedreht. Sofern ein Firmentelefon vorhanden ist, ist dieses natürlich ebenfalls geladen. Ist ein Mitarbeiter über längere Zeit nicht erreichbar, sollte dies im Vornherein bekannt gegeben werden, um Missverständnissen vorzubeugen. Definieren Sie Reaktionszeiten im Vornhinein.
Planung von Aufgaben
Es gibt für den Homeoffice Tag klare Aufgaben, die vor Antritt vom Mitarbeiter kommuniziert werden. Termine, die an diesem Tag anfallen, werden ebenfalls klar kommuniziert. Ein Termin, der die Anwesenheit des Mitarbeiters erfordert, ist ein K.O.-Kriterium für den Homeoffice-Tag (Besprechungen im Team, Kundentermin, ,..). Telefonkonferenzen hingegen sind möglich.
Antrag auf Remote Arbeiten
Es sollte bei kleinen Unternehmen reichen, mündliche Absprachen mit Vorgesetzten zu halten. Allerdings lässt nicht jede Firmenstruktur das zu. Einen Antrag über ein Buchungstool einzureichen, ist nicht unüblich. Wer ein solches Tool nicht verwenden mag, aber dennoch den Überblick behalten mag, der kann sich einen geteilten Kalender (Google Calendar, Exchange) vorbereiten, in welchem Homeoffice-Termine mit den jeweiligen Mitarbeitern ausgemacht werden.
Home Office als Privileg etablieren
Homeoffice kann genehmigt oder abgelehnt werden. Es entwickelt sich somit zu einem Bonus, den man zum Arbeitsverhältnis dazu geschenkt bekommt. Mobile Working mag in einigen Firmen bereits Standard sein, jedoch tasten sich nach wie vor viele Unternehmen noch an dieses Thema heran.
Retrospektive abhalten
Im angemessenen Maße wird eine kurze Auswertung vorgenommen: Was wurde gestern gemacht? Wo gab es Probleme (Kommunikation, fehlende Materialien, Erreichbarkeit)? Dadurch stärken Sie das Bewusstsein für die Tätigkeit zu Hause beim Mitarbeiter und zum anderen entsteht Vertrauen auf beiden Seiten.
Regeln transparent kommunizieren und einfordern
Schreiben Sie die Regeln zusammen und holen Sie sich Feedback Ihrer Mitarbeiter ein. Wenn alle Unklarheiten beseitigt sind, werden diese Regeln zusammen geschrieben und an alle Mitarbeiter kommuniziert. Wenn Sie die Punkte der Liste leben, werden diese auch angenommen. Es sollte jedoch ein lebendiger Regelkatalog sein, der von Zeit zu Zeit an die Bedürfnisse der Mitarbeiter und evtl. auch Kunden angepasst werden kann.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!